Privacybeleid

elv8 is de handelsnaam van Schreurs, Victor, student-zelfstandige (natuurlijk persoon), ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemings- en btw-nummer BE 1028.129.427, gevestigd te Rapertingenstraat 115, 3500 Hasselt, België.

elv8 treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor platformaccounts, facturatie, fraudepreventie en servicebeveiliging.

Voor privacyvragen: privacy@elv8.be.

Voor boekingsdata van eindklanten is het tenantbedrijf verwerkingsverantwoordelijke en is elv8 verwerker op basis van gedocumenteerde instructies.

Tenants blijven verantwoordelijk voor rechtsgrond, informatieplichten en toestemmingen waar nodig voor hun eindgebruikers.

elv8 aanvaardt geen aansprakelijkheid wanneer een tenant zijn verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke niet nakomt.

Afhankelijk van de flow verwerken we accountidentiteit, contactdata, boekings- en planningsdata, supportinteracties, betaalmetadata, auditlogs en securitytelemetrie.

Gebruik je (of je studio) de mobiele apps, pushmeldingen, sms-notificaties (via GatewayAPI), kalenderkoppelingen met Google of Microsoft, of Peppol-e-facturatie, dan verwerken we ook de daarvoor nodige gegevens, zoals pushtokens, telefoonnummers, agenda-gegevens van de gekoppelde kalender en factuurgegevens voor het Peppol-netwerk.

Kaartnummers worden niet door elv8 opgeslagen. Betaalpartners verwerken kaartdata en leveren getokenized referenties.

Wanneer meerdere rechtsgronden mogelijk zijn, gebruikt elv8 de meest passende grond voor het concrete verwerkingsdoel.

• Uitvoering van overeenkomst: accountprovisioning, boekingsverwerking, notificaties en levering van abonnementen.
• Wettelijke verplichting: btw-facturatie, boekhouding en verplichte complianceprocessen.
• Gerechtvaardigd belang: misbruikpreventie, servicehardening, incidentrespons en betrouwbaarheidsanalytics.
• Toestemming waar vereist: optionele analytics of marketingcommunicatie die niet strikt noodzakelijk is.

Medische info, blessures en sportdoelen zijn gezondheidsgegevens (art. 9 AVG). Tenants verzamelen ze in het platform alleen met een aparte, uitdrukkelijke toestemming van de klant, die de klant op elk moment kan intrekken; alleen medewerkers met een apart recht kunnen ze inzien.

Tenants moeten onnodige bijzondere persoonsgegevens vermijden en geen gevoelige gezondheidsinfo via vrije tekst vragen zonder wettelijke noodzaak en passende bescherming.

elv8 is niet aansprakelijk voor gevoelige data die gebruikers buiten bedoeld gebruik in vrije tekstvelden invullen.

elv8 deelt persoonsgegevens met infrastructuur- en betaalpartners enkel voor dienstverlening, beveiliging en wettelijke verplichtingen.

Onze subverwerkers zijn Supabase (database, authenticatie en opslag — EU-regio), Hetzner (hosting — Duitsland), Mollie (betalingen en, bij e-facturatie, aflevering via Peppol — EU), Resend (transactionele e-mail — EU/EER-gerichte deployment), Bunny.net (hosting van videocursussen, alleen met de add-on Videocursussen — EU), Cloudflare (DNS, beveiliging en doorgifte van webverkeer — wereldwijd netwerk), Sentry (foutopsporing — EU/VS), Google Firebase Cloud Messaging en Expo (pushmeldingen, alleen wanneer toegestaan — VS), GatewayAPI (sms, alleen wanneer actief — EU, Denemarken) en Google of Microsoft (agendasynchronisatie, alleen wanneer gekoppeld). Voor aanbieders buiten de EER steunen wij op het EU-VS Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen. De actuele canonieke lijst staat in de Verwerkersovereenkomst (DPA).

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wanneer verwerking buiten de EER plaatsvindt, gebruikt elv8 erkende doorgiftemechanismen zoals Standard Contractual Clauses en aanvullende technische maatregelen waar passend.

Bij wanbetaling kan de toegang onmiddellijk worden geblokkeerd nog voor de verwijderingsperiode start.

• Operationele accountdata: bewaartijd tijdens de contractduur en nadien volgens wettelijke en auditnoden.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: 10 jaar (art. 60 §4 Btw-wetboek).
• Support- en securitylogs: bewaring volgens interne retentieschema's en wettelijke vereisten.
• Na beëindiging van het contract heeft de klant 60 dagen om zijn gegevens te exporteren; daarna worden ze verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht of legal hold geldt.
• Na definitieve beëindiging wegens schending van de algemene voorwaarden geldt een kortere exportperiode van 30 dagen; bij stopzetting van het platform geldt de overgangsperiode van één maand uit de algemene voorwaarden.

Je kan inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar vragen volgens AVG artikelen 15 tot 22.

Aanvragen kunnen naar privacy@elv8.be. Wij antwoorden binnen één maand na ontvangst; bij complexe of talrijke verzoeken kan dat met twee maanden verlengd worden, wat we je binnen de eerste maand laten weten. Wanneer elv8 verwerker is, kan een verzoek worden doorverwezen naar de betrokken tenant-verantwoordelijke.

Geen internetdienst kan volledig risicoloos zijn, maar controles worden continu verbeterd.

• Encryptie tijdens transport en in rust waar technisch van toepassing.
• Rolgebaseerde toegang, tenantisolatie en auditlogging.
• Operationele monitoring, incident playbooks en patchbeheer.

We kunnen dit beleid aanpassen. Materiële wijzigingen worden voor inwerkingtreding in-product of per e-mail gecommuniceerd.

Als je denkt dat je data onrechtmatig wordt verwerkt, neem eerst contact op via privacy@elv8.be zodat we kunnen onderzoeken en reageren.

Je kan ook klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.